Der Online-Marketing-Blog von LUMITOS

Leadgenerierung: Eine Frage der guten Adresse
Daten aus Leadformularen an das richtige Postfach weiterzuleiten, kann über Erfolg oder Misserfolg der Kontaktaufnahme entscheiden. Doch welche E-Mail-Adressen eignen sich?
5.03.18 | 0 Kommentare | Author: Stefan Knecht

Sales-Leads zu generieren ist eines der wichtigsten Marketingziele für Unternehmen im B2B-Bereich. Für die Leadgenerierung nutzen Unternehmen häufig Formulare, die auf der eigenen Webseite, auf Landingpages oder auf B2B-Portalen platziert werden. Interessierte geben hier ihre Frage und ihre Kontaktdaten ein. Sie erwarten, dass ein kompetenter Mitarbeiter des Unternehmens zeitnah auf ihre Anfrage reagiert. Ob das geschehen kann, hängt entscheidend davon ab, wer die Daten aus dem Leadformular als erster erhält.

In der Regel erfolgt die Weiterleitung an das Unternehmen per E-Mail. Für diesen Beitrag habe ich mir angeschaut, welche E-Mail-Adressen Unternehmen für die Zielpostfächer von Leadformularen tatsächlich nutzen. Und ich habe Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie die optimale E-Mail-Adresse wählen, damit Ihre Leadgenerierung erfolgreich ist.

Theoretisch geeignet, praktisch riskant: persönliche E-Mail-Adressen

Meine Analyse von 694 leadgenerierenden Werbemaßnahmen auf den B2B-Portalen von LUMITOS zeigt, dass fast die Hälfte (45 %) aller Leadformulare die Daten der Interessenten an persönliche Postfächer weiterleitet. Dahinter mag der gut gemeinte Gedanke stecken, direkt einen kompetenten Ansprechpartner zu erreichen. Doch was geschieht, wenn dieser auf Dienstreise, erkrankt oder im Urlaub ist?

Leadgenerierung, Sales Leads, E-Mail

Analyse von knapp 700 leadgenerierenden Werbemaßnahmen: Fast die Hälfte aller Leadformulare leitet Daten von Interessenten an persönliche E-Mail-Adressen weiter.

Lead-Killer Abwesenheitsnotiz

Wer denkt schon daran, für die Zeit seiner Abwesenheit, die in Leadformularen hinterlegte persönliche E-Mail-Adresse zu ändern? Oder veranlasst die Adressänderung auf sämtlichen Internetportalen, bei denen die eigene E-Mail in Leadformularen hinterlegt wurde? Was geschieht mit Anfragen in Fällen von unvorhergesehener Abwesenheit?
Viele Unternehmen haben diese Fragen bei der Einrichtung von Leadformularen nicht bedacht. Hinzu kommt der datenschutzrechtliche Aspekt: Der Inhalt von E-Mails an personalisierte Adressen ist ausschließlich für die als Empfänger genannte Person bestimmt und eine automatische Weiterleitung während der Abwesenheit daher nicht zulässig. So kommt es, dass Interessierte auf ihre Anfrage via Leadformular nicht selten automatische Antworten erhalten. Diese wirken zwar höflich, sind für den potenziellen Kunden aber wenig hilfreich oder sogar verwirrend, wie die folgenden Beispiele zeigen.

Beispiel 1

E-Mail, Leadgenerierung, Sales Leads

Der Ansprechpartner ist ohne Angabe von Gründen abwesend, Emails werden nicht bearbeitet

Eine typische Abwesenheitsnotiz – für den potenziellen Kunden eine glatte Abfuhr. Wer möchte schon Tage oder gar Wochen darauf warten, eventuell eine Antwort auf seine Frage zu erhalten? Geschweige denn, die eben gestellte Frage noch einmal formulieren, um sie dem angegebenen Vertreter zu stellen? Und ist meine Produktanfrage ein “dringender Fall”, mag der ein oder andere künftige Käufer sich fragen.

Beispiel 2

E-Mail, Leadgenerierung, Sales Leads

Der Ansprechpartner ist auf Geschäftsreise

Der Empfänger des Leadformulars ist auf Geschäftsreise – so weit, so gut. Doch, wird der Interessent sich fragen, liest er dort seine E-Mails? Kann er von dort aus mein Anliegen bearbeiten? Ist meine Frage “really urgent” und wenn ja, welchen der angegebenen Vertreter soll ich jetzt anschreiben? Die Kontaktaufnahme wird zu einem komplizierteren Unterfangen, und der Interessierte wendet sich möglicherweise lieber an den Mitbewerber.

Beispiel 3

E-Mail, Leadgenerierung, Sales Leads

Der Ansprechpartner fällt z.B. wegen Krankheit längerfristig aus

Der designierte Ansprechpartner fällt auf unbestimmte Zeit aus. Schade für den Erkrankten. Beim Interessenten könnte das die Frage wecken, ob dessen Kompetenzen und Expertise im Unternehmen adäquat vertreten ist. Welche der angegebenen Personen ist jetzt für sein Anliegen zuständig? Und Geduld? Habe ich als Interessent eher wenig. Auch hier bietet es sich geradezu an, bei der Konkurrenz anzufragen.

Grundsätzlich bergen Abwesenheitsnotizen das Risiko, dem Interesse des potenziellen Kunden einen Dämpfer zu versetzten. Dieser erwartet innerhalb von 24 Stunden eine Reaktion auf seine Anfrage. Im besten Fall ist das eine qualifizierte Antwort; anderenfalls zumindest eine persönliche Rückmeldung und eine Aussage darüber, wann sein Anliegen bearbeitet wird. Sonst ist es wahrscheinlich, dass der Interessent sich abwendet und ein Mitbewerber seine Anfrage zuerst beantwortet.

Zusammengefasst sprechen eine Reihe von guten Gründen dagegen, die Daten potenzieller Kunden aus Leadformularen an persönliche E-Mail-Adressen weiterzuleiten:

  • Datenschutz: Inhalte von E-Mails, die an eine personalisierte Adresse geschickt wurden, sind nur für den Empfänger selber bestimmt. Es gilt das Briefgeheimnis, und eine automatische Weiterleitung im Falle einer Abwesenheit ist rechtlich unzulässig.
  • Zeitnahe Bearbeitung von Anfragen: Ist der designierte Ansprechpartner im Urlaub oder auf Geschäftsreise, kommt es zu Verzögerungen. Abwesenheitsnotizen wirken auf Interessenten abtörnend und unprofessionell
  • Mitarbeiterausfälle: Bei unerwarteter oder längerer Abwesenheit (aufgrund von Krankheit, Elternzeit o.ä.) muss sichergestellt sein, dass Anfragen aus Leadformularen eine andere Person mit adäquater Kompetenz erreichen

Generische E-Mail-Adressen: Eine Alternative?

Gut die Hälfte (55 %) der Formulare, die ich analysiert habe, leiten die Daten an ein Postfach mit generischer Bezeichnung weiter. Der Klassiker info@ liegt dabei an erster Stelle, gefolgt von sales@ und marketing@. Mich hat die Wahl dieser generischen Adressen überrascht: Postfächer mit solcher Bezeichnung werden schnell zu wahren Halden, auf denen sich allerlei unwichtiger Kram ansammelt. Werbung, Einladungen, Newsletter … und natürlich jede Menge Spam und Junk, für den generische E-Mail-Adressen besonders anfällig sind. In diesem Gemenge müssen Ihre Mitarbeiter die wichtigen Anfragen seriöser Interessenten aufspüren! Das Risiko ist hoch, dass sie in der Flut von E-Mails die ein oder andere Anfrage schlicht übersehen. Ein herber Verlust für das werbende Unternehmen.

Leadgenerierung, Sales Leads, E-Mail

Meistgenutzte generische E-Mail-Adressen für Leadformulare: Die Hälfte aller Sammelpostfächer laufen unter dem Namen “info@“

Die Lösung: spezifisch-generisch und zielgerichtet

Der entscheidende erste Schritt in der Leadgenerierung ist, dass Ihr Unternehmen kompetent und zeitnah (innerhalb von 24 Stunden) auf eine Anfrage reagiert. Deshalb sollten Daten aus Leadformularen in einem Postfach landen, das ihre Mitarbeiter mehrmals täglich einsehen und aus dem Anfragen bei Bedarf umgehend an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden können. Personalisierte E-Mail-Adressen sind schon aus Datenschutzgründen wenig geeignet. Zudem ist bei Ausfall des Empfängers nicht gewährleistet, dass Anfragen pünktlich und kompetent beantwortet werden. Besser eignen sich Postfächer, die von mehreren Mitarbeitern verwaltet werden. Daher sind Sammeladressen mit generischer Bezeichnung prinzipiell persönlichen Postfächern vorzuziehen. Allzu unspezifische Bezeichnungen wie info@, sales@ oder marketing@ sind jedoch anfällig für Spam und Überflutung und deshalb als Empfängeradressen für Leads nicht zu empfehlen.

Für Leadanfragen sehr gut geeignet sind

  • Adressen, die Sie nur für Leads nutzen, wie z. B. leads@, anfrage@ etc.
  • Mailadressen für bestimmte Produktlinien oder Produktbereiche wie spektroskopie@, meinprodukt@, lifescience@ etc.
  • Adressen, bei denen Sie Leads bereits bestimmten Ländern zuordnen, da die Leads zum Beispiel von einem Interessenten aus einem bestimmten Land geschickt wurden; z. B. leads-de@, sales.europa@ etc.

Fazit

Die umgehende und kompetente Bearbeitung von Anfragen aus Leadformularen ist der erste Schritt im erfolgreichen Leadmanagement. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass Interessenten innerhalb von 24 Stunden eine befriedigende Antwort erhalten. Kunden fühlen sich nicht ernst genommen, wenn Unternehmen gar nicht oder unbefriedigend auf ihre Anfrage reagieren. Schnell sind sie verprellt und wenden sich an einen Mitbewerber, der ihnen mehr Aufmerksamkeit schenkt.

In diesem Beitrag habe ich Ihnen gezeigt, wie die richtige Wahl des Empfängerpostfachs über den Erfolg Ihres Leadmanagements entscheidet. Folgen Sie meinen einfachen Tipps, die richtige E-Mail-Adresse für Ihre Leadformulare zu wählen. Allein dadurch gewinnen Sie einen deutlichen Vorsprung gegenüber Ihren Mitbewerbern, deren Leads unbearbeitet in Postfächern liegen, weil Mitarbeiter nicht im Unternehmen sind oder weil die Leads in der Fülle sonstiger E-Mails schlicht übersehen werden.

Kommentar abgeben
Ihre E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *
Blog abonnieren
Für den Newsletter anmelden und nie mehr einen Blogbeitrag verpassen:

Mit dem Absenden des Formulars willigen Sie ein, dass Ihnen die LUMITOS GmbH ca. ein Mal monatlich den LUMITOS Newsletter mit aktuellen Informationen und Praxisbeispielen aus dem Themenfeld des B2B-Online-Marketings per E-Mail zusendet. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Die Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis unserer Datenschutzerklärung. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen gegenüber der LUMITOS GmbH, Eichenstraße 3A, 12435 Berlin oder per E-Mail unter widerruf@lumitos.com mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zudem ist in jeder E-Mail ein Link zur Abbestellung des LUMITOS Newsletters enthalten.

Subscribe to Blog
Sign up for the newsletter and never miss a blog contribution:

By submitting this form you agree that LUMITOS GmbH will send you the LUMITOS Newsletter with current information and practical examples from the field of B2B online marketing by e-mail approximately once a month. Your data will not be passed on to third parties. Your data will be stored and processed in accordance with our data protection regulations. You can revoke your consent at any time without giving reasons to LUMITOS GmbH, Eichenstraße 3A, 12435 Berlin, Germany or by e-mail at revoke@lumitos.com with effect for the future. In addition, each e-mail contains a link to unsubscribe from the LUMITOS newsletter.

Suscribirse al Blog
Suscríbete al boletín y nunca te pierdas la contribución de un blog:
S’abonner au Blog
Inscrivez-vous à la newsletter et ne manquez jamais une contribution de blog:
Kategorie
Category
Categoría
Catégorie
RSS Feed
RSS Feed
Blog teilen